أرست هيئة الخبراء بمجلس الوزراء قواعد حوكمة إقامة الفعاليات لعام 1446هـ، والتي تضمّنت قواعد وإجراءات تنفيذ برنامج كل فعالية، والجوانب الأمنية واللوجيستية والمرورية، والجوانب الإعلامية والترويجية، وجانب الصحة والسلامة.
عدم استضافة مشاركين لديهم توجهات مخالفة
وشملت أبرز قواعد برنامج ومحتوى الفعالية؛ إعداد ميثاق يوضح الالتزامات للمشاركين والمشرفين المحليين والدوليين، وعدم استضافة مشاركين دوليين أو ضيوف أو وفود رسمية يعرف أن لديهم توجهات تتناقض مع القيم والمبادئ السعودية، ومراعاة أوقات الصلاة، والتحقق من أن جميع المشاركين والمشرفين المحليين والدوليين ليس لديهم سجل حالٍ من المخالفات الجنائية، ومراعاة أخلاقيات العمل، والالتزام بالمحتوى المقدم ضمن إطار تعليمات أو إشارات أو كتابات مرئية وخاضعة للرقابة، بما لا يتنافى مع القيم والمبادئ للمملكة.
كما تضمّنت سرعة التعامل واتخاذ التدابير السريعة مع المخالفات التي قد تحدث أثناء الفعالية، وتحقيق الالتزام والانضباط لدى جميع المشاركين والحضور لضمان عدم وجود أي تجاوزات، والتعامل بحزم مع المخالفين، ومراعاة توضيح السفر للمشاركين والزوار الدوليين وشروط دخولهم للمملكة، وتحديد مدة إقامتهم بالتنسيق مع الهيئة السعودية للسياحة، وتعيين فريق مختص بمتابعة الحضور والفعاليات ورصد فوري لأي تجاوزات أو مخالفات، وتطبيق فوري لآلية للتعامل مع أي محتوى مخالف، وتقديم تحذيرات واضحة قبل إظهار أي محتوى قد يكون حساساً للفئات العمرية المختلفة.
وفيما يخص الجانب الأمني؛ شملت القواعد إعداد خطة أمنية لتوفير الدعم الأمني المطلوب، يراعى بها حجم وطبيعة وموقع إقامة الفعالية وفئات زوارها، على أن تتضمن تحديد أدوار ومسؤوليات الجهة المالكة للفعالية والجهات الأمنية ذات العلاقة، ووضع خطة أمنية للمشتركين والمشرفين والوفود الرسمية بالتنسيق مع وزارة الداخلية ورئاسة أمن الدولة، وتطوير إجراءات أمنية خاصة للمشاركين الدوليين أو الضيوف والوفود الرسمية ومرافقيهم وعوائلهم خلال تواجدهم في المملكة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة، والتأكد من استيفاء الموقع للاشتراطات الأمنية والتنسيق مع الجهات الأمنية المختصة، والالتزام بعدم الترويج للمحتوى المحظور محلياً أو دولياً ضمن مشاركي الفعالية، والتأكد من السلامة الإنشائية للموقع والحصول على التصاريح اللازمة للأنظمة العالمية.
وتضمّنت أيضاً التأكد من عدم تقديم أي خدمات أو منصات أو مناطق خاصة لأي جهات مصنفة أو مدرجة في لوائح العمليات المالية – الأمنية – في حال تم تكثيفها – للفعالية، والتأكد من عدم تنفيذ الفعالية بالتزامن مع فعاليات أخرى بما يضمن عدم تعارضها مع توجهات الجهة المالكة، ومع احترامها لثقافة المجتمع السعودي، والتأكيد على القيم المجتمعية والضوابط الأخلاقية ذات العلاقة، كنقطة محورية في تنفيذ الفعالية، سواء على نطاق سياسي، اجتماعي، أو اقتصادي، وعدم الإلتزام بالممارسات التي قد تثير الجدل داخل المجتمع المحلي، ومتابعة تطبيق الخطة الأمنية ومراقبة أدوار ومسؤوليات الجهة المالكة للفعالية، والتعامل مع الطوارئ والخطة الأمنية واتخاذ الإجراءات اللازمة عند الضرورة، والتأكد من وجود خطة طوارئ مناسبة، ورفع تقارير دورية إلى الجهة المالكة عن الوضع الأمني، واتخاذ الإجراءات المناسبة عند الحاجة لضمان تحقيق الأمان في الفعالية، وتعزيز الالتزام المشترك لعملية تفتيش الزوار، والتنسيق مع الجهات الخارجية والجهات ذات العلاقة في حال وقوع حدث أمني لأحد الضيوف أو الوفود الرسمية ومرافقيهم وعوائلهم خلال فترة تواجدهم بالمملكة.
تحديد وإعداد البنية التحتية في أماكن الزيارة والاستضافة
بينما تشتمل قواعد الجانب اللوجستي إعداد الخطة اللوجستية الشاملة لإدارة الضيوف والوفود الرسمية وعوائلهم ومرافقيهم والمشاركين، وذلك عبر تحديد وإعداد البنية التحتية في أماكن الزيارة والاستضافة بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة مثل الهيئة السعودية للسياحة، وتوفير متطلبات الأمن والسلامة لضمان سلاسة وصول المشاركين وضيوف الفعالية إلى مواقعهم، وتجهيز مناطق مخصصة لاستقبال الضيوف والمشاركين، ومواقف لكبار الشخصيات (VIP) ومخارج للطوارئ، مع الالتزام بتوفير وسائل نقل مناسبة لكافة الضيوف والوفود الرسمية ومرافقيهم والمشاركين، بالإضافة إلى تسهيل إجراءات الدخول والخروج عبر استحداث مسارات مخصصة وتقليل أوقات الانتظار.
وتضمّنت أيضاً تقديم الدعم المناسب لمساعدة الضيوف في أي استفسارات، وتوفير حلول لوجستية للطوارئ تشمل خطط إجلاء آمنة، مع تحديد أدوار المشاركين وعوائلهم والمسؤوليات الخاصة بالوصول إلى المناطق المخصصة، مع إدارة الحشود وتنظيم تدفق الزوار والمشاركين، وتخصيص فريق عمل مختص للإشراف على جميع جوانب الحركة والانسابية داخل الفعالية، والتأكد من توفير الدعم اللوجستي اللازم لكافة المشاركين والوفود الرسمية، وتطوير خطة طوارئ للتعامل مع المشكلات الطارئة مثل الظروف الجوية القاسية، أو حوادث الإخلاء، أو حالات انقطاع الكهرباء، مع تحديد آليات واضحة لتنظيم الحضور وفق فئات مختلفة (مثل زوار محليين، زوار دوليين).
وتشمل قواعد الحركة المرورية خلال تنفيذ الفعالية؛ إعداد خطة متكاملة لإدارة وتنظيم حركة الضيوف والوفود الرسمية والمشاركين، وتحديد مسارات التنقل، وضمان سلاسة الحركة بين مواقع الفعاليات، مع تخصيص وسائل نقل مناسبة لكبار الشخصيات (VIP) وذوي الاحتياجات الخاصة، بالإضافة إلى نقاط تجميع للزوار وفقًا لحجم وطبيعة الفعالية، ووضع دراسة تفصيلية للبنية التحتية للطرق المحيطة لضمان كفاءة الحركة الداخلية والخارجية، ومتابعة تنفيذ الإجراءات اللوجستية وتطبيق الأدوار والمسؤوليات المعتمدة مع الجهات ذات العلاقة، لضمان سلامة التنقل وانسيابية الحركة، مع توفير ممرات مشاة آمنة، ووضع مشرفين لتوجيه الزوار وتسهيل حركة المرور، بما يتماشى مع المواصفات الفنية ذات الصلة.
كما تضمّنت قواعد الصحة والسلامة؛ اتباع الدليل الاسترشادي المقدم من وزارة الصحة لتقديم الخدمات الصحية للفعاليات، والذي يشمل تقييم المخاطر الصحية والمرافق الطبية المتاحة، وتقييم خطة صحية بالتنسيق مع وزارة الصحة والجهات ذات العلاقة، وإعداد خطة طوارئ صحية مناسبة بمشاركة الجهات الطبية المختصة لضمان التعامل الفعّال مع أي حالات طبية طارئة، مع تحديد عدد النقاط الطبية وأماكنها بناءً على حجم الفعالية، وتحديد إمكانيات النقاط الطبية للتعامل مع مختلف الحالات الصحية، وتوفير سيارات الإسعاف ومراكز الإسعافات الأولية بالتنسيق مع الجهات الصحية المختصة، وتوفير عدد كافٍ من الكوادر الطبية والتمريضية المدربة وفقًا للاحتياج.
إلى جانب التأكد من جاهزية الفرق الطبية للتعامل مع حالات الطوارئ وتنسيق آلية القبول للحالات الحرجة حسب أولوية الحالة ورفع الجاهزية مسبقًا، مع ضمان توفر التجهيزات والمعدات الطبية اللازمة وتحديد آلية التعامل مع الحالات الصحية الطارئة وتوفير الأدوية والمستلزمات الطبية الأساسية، والتأكد من جاهزية المرافق الصحية للتعامل مع مختلف الحالات، وتقييم المخاطر وإعداد خطط مناسبة لأدوار الفرق الطبية والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة، مع التأكد من توفر وحدات الدعم الطبي في موقع الفعالية، والالتزام باللوائح والمواصفات الفنية ذات الصلة.
كما تضمّنت أيضاً تقديم الخدمات الطبية العاجلة والطارئة (الإسعافات الأولية، الإنعاش القلبي، الرعاية العاجلة) للحالة قبل نقلها إلى أقرب مستشفى، مع توفير الكوادر الطبية والتمريضية اللازمة لحالات الطوارئ حسب الحاجة، والتنسيق الدائم لتوفير الدعم الطبي الطارئ بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة، والتأكد من جاهزية الفرق الطبية للتعامل مع أي طارئ صحي قد يؤثر على سلامة الحضور والمشاركين وفرق العمليات، كما يشمل ذلك تسهيل عملية التواصل بين الفرق الطبية والمشاركين في الفعالية، وتنظيم دخول وخروج أعضاء الفرق الصحية المعتمدة، وتحديد مواقفهم، وتأمين مدخل الموظفين، وتحديد المناطق المسموح بدخولها حسب الصلاحية.
تنظيم مواعيد الزيارات الإعلامية خلال 90 يوماً
وفيما يتعلّق بالجانب الترويجي والإعلامي للفعالية، تضمنت القواعد إعداد وتصميم خطة إعلامية وترويجية للفعالية قبل تنفيذها بالتنسيق مع وزارة الإعلام، لضمان تحقيق الفائدة الإعلامية القصوى، والتي تشمل اختيار فئة الإعلام المناسبة مثل الصحف، التلفزيون، وسائل التواصل الاجتماعي، واختيار الشركاء الإعلاميين المناسبين لضمان التغطية الفعالة للزوار والمشاركين والمدعوين الإعلاميين للفعالية، مع إعداد خطط الترويج للفعالية عبر المنصات المختلفة مثل الحملات الإعلانية، وسائل التواصل الاجتماعي، والبث الحي، ودعوة الصحفيين والإعلاميين لتغطية الحدث والتفاعل مع وسائل الإعلام المختلفة، وإعداد خطة إدارة الأزمات الإعلامية في حال حدوث أي استفسارات أو ردود فعل سلبية، وأي مخاطر إعلامية محتملة، مع تحديد آلية تجنبها، وتعزيز محتوى إعلامي متوازن يركز على إبراز الجوانب الإيجابية المتعلقة بالفعالية للزوار الدوليين، والتأكد من توفير مناطق إعلامية مجهزة داخل موقع الفعالية.
وشملت أيضاً وضع خطة لتنظيم مواعيد الزيارات الإعلامية وجدولة تذاكر الفعاليات التي تستهدف زوار المملكة بمدة لا تقل عن 90 يومًا من تاريخ تنفيذ الفعالية، مع الموازنة مع الجهات ذات العلاقة والالتزام باللوائح والمواصفات الفنية ذات الصلة، ومتابعة تنفيذ الخطة الإعلامية مع الجهات ذات العلاقة، والاستفادة من المشاركين (متحدثون، ضيوف، مسابقات) في الترويج والتسويق للفعالية بالتنسيق مع الهيئة السعودية للسياحة، مع نشر محتوى توعوي وتعريفي بالفعالية بشكل متواصل عبر الوسائل الإعلامية المختلفة كالأخبار، الفيديوهات، والتغطيات الحية، إضافة إلى تهيئة وسائل الإعلام المختلفة لطرح المحتوى الإعلامي والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة، ومعالجة أي عوائق أو اضطرابات إعلامية خلال الفعالية بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
